Privacy toelichting

Privacy toelichting; Hoe gaat stichting Openbaar Primair Onderwijs Almelo (OPOA) om met persoonsgegevens
Contactgegevens Stichting Openbaar Primair Onderwijs Almelo: Bevoegd gezag/stafbureau: Sluiskade Zuidzijde 187, 7607 XT Almelo
Telefoon: 0546-544700 / E-mail: secretariaat@opoa.nl / Website: www.opoa.nl
Verwerkingsverantwoordelijke (bestuurder) van de school: A. Kraak (voorzitter College van Bestuur)
Contactgegevens Functionaris voor Gegevensbescherming: Vacant/invulling per jan 2019
Contactgegevens stafbureau beleidsterrein privacy: e-mail: privacy@opoa.nl
Stichting OPOA verwerkt van al haar leerlingen persoonsgegevens. Stichting OPOA vindt een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving. Stichting OPOA is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van uw kind. In deze privacy toelichting leggen wij u graag uit hoe wij met de persoonsgegevens van uw kind omgaan.
Waarom verwerken wij gegevens van uw kind
Stichting OPOA verwerkt persoonsgegevens van uw kind om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind aan te melden als leerling op onze school en om het leerproces bij te houden. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en leerplicht.
Wij verwerken gegevens van uw kind voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met uw kind hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen.
Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw toestemming verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd zoals voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s) dan kunt u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. (Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal).
Welke gegevens verwerken wij van uw kind
Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van u als ouders hebben gekregen. U kunt hierbij denken aan contactgegevens en geboorteplaats. Als u weigert de voor ons noodzakelijke gegevens te verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om uw kind in te kunnen schrijven bij stichting OPOA.
Welke persoonsgegevens wij van uw kind verwerken kun u terugvinden onderaan deze toelichting bij Categorieën van persoonsgegevens (bijlage 1).
Op uw eigen verzoek en met uw uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook medische gegevens van uw kind. Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat uw kind epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in noodsituaties. Stichting OPOA zal u nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen.
Privacy toelichting stichting OPOA; juni 2018
Hoe gaan wij om met de gegevens van uw kind
Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet meer gegevens
verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit
betekent ook dat de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting
noemen.
In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met
andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de onderwijsinspectie, GGD/schoolarts,
samenwerkingsverband en accountant.
Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de
gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te
ondersteunen, een administratie systeem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden
opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht
en onder de verantwoordelijkheid van stichting OPOA. Met deze organisaties sluiten we
overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens
beveiligd worden.
Wij zullen de gegevens van uw kind niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden.
Ook zullen wij de gegevens van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.
De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard en alleen die medewerkers kunnen
bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de
gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die
wettelijk geregeld en vastgesteld zijn.
Welke rechten hebben een leerling en ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar
Als ouders heeft u een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet
vastgelegd. Leerlingen en/of ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit
betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij
van uw kind verwerken. Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te
beperken of helemaal te wissen uit de systemen van stichting OPOA. U heeft altijd het recht om onjuiste
gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij
organisaties waarmee wij deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast.
Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk
is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen
wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.
Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u
hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.
Stichting OPOA zal geen besluiten nemen over uw kind, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde
verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst
genomen.
Privacy toelichting stichting OPOA; juni 2018
Wij verwijzen u voor meer informatie over ons privacy-beleid naar ons privacy-reglement. Dit is te vinden
op onze website (www.opoa.nl/ouders/privacybeleid)
Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u altijd opheldering
vragen bij onze stafmedewerker Privacy (per e-mail privacy@opoa.nl). Indien uw probleem volgens u
niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens
(www.autoriteitpersoonsge